Положение о сотовой связи и рабочей почте

Корпоративная связь

В эпоху цифровых технологий и практически повсеместной мобильной связи, сотрудники организаций все реже прибегают в своих служебных делах к использованию стационарных рабочих телефонов. Бизнес переходит на мобильную связь, тем самым развивая корпоративную область в сфере услуг сотовых операторов.

Использование сотовой связи в служебных целях связано с определенными материальными, техническими и правовыми моментами:

• оплата звонков и сообщений с корпоративного номера производится за счёт организации;
• сим-карта, а также часто и сам телефон для её установки, предоставляется компанией и является её собственностью;
• пользование связью ограничивается правилами, которые прописываются в специальном положении.

Положение о сотовой связи: основные моменты

Положение об использовании сотовой связи в организации относится к числу внутренних локальных актов. В него вносятся основные правила использования корпоративной связью и список сотрудников или должностей, за которыми закрепляется право на звонки за счёт организации.

Документ составляется в произвольной форме, но содержит определенные обязательные пункты:

• перечень ситуаций, в которых работники имеют право на использование корпоративной связи (в служебных целях);
• лимиты расходов для каждого номера с целью планирования бюджета организации;
• данные о предоставляемой в пользовании sim-карте и телефонном аппарате;
• лица, которые ответственны за исполнение Положения.

Поскольку расходы на корпоративную связь числятся в расходах организации, целесообразно ежемесячно запрашивать у оператора детализацию счёта и подшивать эти отчёты в бухгалтерских документах. Они могут пригодиться при налоговой проверке, так как при отсутствии подтверждения производственного характера звонков, налоговый орган имеет право доначисления налогов исходя из стоимость таких соединений.

Положение подписывается руководителем организации и вводится в действие приказом по предприятию. С обязательным ознакомлением всеми лицами, которые имеют отношение к корпоративной связи, в том числе бухгалтером и ответственным лицом. Ознакомление с Положением подтверждается подписью ознакомившегося. Так как на рабочих местах нередко происходит кадровая текучка, рекомендуется оформлять список лиц или должностей, пользующихся корпоративной связью, в формате приложения к Положению. В этом случае вносить в него изменения будет проще с точки зрения делопроизводства.

Рабочая почта

Важнейшей частью корпоративной культуры и безопасности является использование рабочей электронной почты. Она является собственностью организации и, как правило, организуется на личном домене компании для использования сотрудниками исключительно в служебных целях. Применение для деловой переписки внешних сервисов не является безопасным и должно пресекаться со стороны руководства.

Предоставление работнику электронного почтового ящика, пароля к нему и права деловой переписки производится на основании Положения о корпоративной почте. В данном локальном документе следует прописать основные правила работы с ящиком, составления и организации корреспонденции:

• право на ознакомление с содержимым ящика имеет вышестоящее руководство без согласия пользователя;
• переписка в корпоративной почте ведется в официальном стиле с обязательным указанием темы письма;
• «тело» письма включает подпись корреспондента в формате ФИО, должность, структурное подразделение, организация. Также может включать ссылку на официальный сайт организации, рабочий телефон автора письма.

Положение должно включить ряд запретов, касающихся использования рабочей почты. Запрещается, например:

• осуществление массовой рассылки личного или рекламного характера без согласования с руководством;
• использование почты с целью подписок на различные ресурсы;
• распространение материалов, касающихся коммерческой, корпоративной, служебной или иной тайны с применением корпоративной электронной почты;
• публикация корпоративных адресов в свободном доступе;
• распространение информации и материалов, запрещенных или ограниченных к распространению законодательством РФ;
• предоставление информации третьим лицам о служебном ящике, а также логина и пароля от него.

Контроль за использованием служебных почтовых ящиков возлагается на IT-службу организации, в обязанности которой прописывается создание и предоставление ящиков для организации деловой переписки сотрудников компании. Помимо этого IT-специалисты осуществляют контроль над соблюдением правил, закреплённых в Положении, и в случае их нарушения сообщают об этом руководству.

Рекомендуется при смене сотрудника на должности менять пароль на почтовом ящике. Это позволит избежать несанкционированного входа в почту бывшего работника компании с неблаговидными целями.

Юридическая помощь в составлении Положения

Использование в бизнес-процессах мобильной связи и электронной почты имеет как ряд преимуществ, так и определённые риски: возможность утечки ценной информации, использование корпоративных средств связи в личных целях и иные.

Избежать неприятностей в сфере коммуникационной связи организации можно при грамотном подходе к составлению Положения о мобильной связи и рабочей почте в организации. Мы не рекомендуем пользоваться стандартными формами, так как они не учитывают особенности работы конкретной компании. Составление данного документа должно производиться с учётом:

• конкретных бизнес-задач, способов их разрешения;
• бюджета организации на корпоративную связь;
• законодательных требований к рабочей связи (в частности, Налоговой инспекции);
• структурной организации компании.

Привлечение к разработке вышеуказанных Положений грамотного юриста позволяет учесть все нюансы и получить документ, регулирующий все взаимоотношения в рамках корпоративной связи, а также отвечающий требованиям надзорных организаций.